Правильное хранение документов – залог крепких нервов и возможности найти необходимую бумагу за считанные секунды. Несмотря на то, что многие документы перешли в цифровой формат, бумажные экземпляры все еще жизненно необходимы. О том, как правильно и доступно организовать хранение документов, рассказала домохозяйка Мария Стружина.
Паспорт, СНИЛС, ИНН, свидетельства и дипломы. Чего только у нас нет, и каждый документ необходимо беречь, как священный Грааль. Организация хранения документов – это про оперативность и удобство, поэтому это хранение важно систематизировать.
Сортируем документы
«Есть несколько категорий документов. К первой категории мы относим документы, которые сопровождают нас всю жизнь, то есть паспорта, свидетельства, полиса, дипломы, документы на автомобиль и недвижимость. Они хранятся бессрочно и всегда должны быть под рукой. Вторая категория – это временные документы, чей срок хранения ограничен определенным временным отрезком, например, договор аренды жилья, гарантийные талоны на технику или квитанции об оплате коммунальных платежей. Третья категория – это утиль, который периодически нужно расхламлять и уничтожать. К ним я отношу старые чеки и гарантийные письма, чей срок годности вышел, а также всякие инструкции к устаревшей технике», - делится домохозяйка Мария Стружина.
Женщина делится, что у нее трое детей, поэтому документы она систематизировала не только по важности, но и по членам семьи. В ее доме находится 5 папок, предназначенных для каждого. В нужный момент она может открыть шкаф и достать папку одного из детей или супруга, а не искать нужный документ в груде других бумаг.
«Когда у нас была только одна дочь, я хранила документы по категориям, это было удобно. Например, в папке «Медицина» я хранила три наших полиса, 3 копии медицинских карт, включая наши детские с супругом, прививочные сертификаты, различные выписки из эпикризов, результаты актуальных анализов, с которыми предстояло обратиться к врачу. В папке «Образование» хранились наши аттестаты и дипломы, включая детские дипломы из садика», - говорит Мария.
Храним правильно
Документы требуют особого хранения. Это место должно быть доступным, но не для всех. Например, посторонние люди, гости, родственники, а также маленькие дети не должны без труда найти это место.
«Лучше всего хранить документы на отдельной полке в шкафу, комоде или столе. Главное, чтобы это место знали все взрослые члены семьи. Дома мы храним документы в гостиной, в платяном шкафу. Для них там отведена целая полка с ящиками. Мне кажется, изначально эти ящики были предусмотрены для хранения нижнего белья. При возникновении экстренной ситуации нет никаких проблем, чтобы отодвинуть створку шкафа и вытащить из верхнего ящика 5 папок с документами. Сделать это сможет даже наша средняя восьмилетняя дочь», - говорит женщина.
Она рекомендует иметь и цифровые копии документов. По крайней мере, они могут помочь не только при оставлении необходимого документа дома, но при возникновении пожара или кражи.
«У нас с супругом в телефонах есть сканы документов на каждого члена семьи. Это просто необходимо, когда вас много и все вы шумные, разные, крикливые. Собираешься в поликлинику и уже кто-то утащил чей-то полис, ждешь посадки на самолет, а твой паспорт уже кто-то из детей перехватил. Копии не заменят оригинал, зато помогут его восстановить и подтвердить свою личность», - говорит домохозяйка.
Уделите время хранению своих документов. Это не только упростит вам жизнь, но и позволит вам немного расслабиться и не просыпаться среди ночи с немым вопросом, а где же вам ИНН и есть ли он вообще у вас.